Iklan

Medisys Case – Waroeng Tegal™


 

CASE STUDY

MEDYSIS INC.

  1. Latar Belakang Permasalahan

Medisys Corp adalah produsen perangkat medis yang didirikan di Amerika Serikat pada tahun 2002. Perusahaan ini mengembangkan, memproduksi, dan menjual sistem pemantauan medis untuk rumah sakit. Dua produk pertama Medisys yang sangat sukses adalah sistem paru dan sistem pemantauan ginjal. Walau perusahaan ini relatif kecil, tetapi cukup menguntungkan karena menerapkan budaya kewirausahaan yang dibina dengan pemikiran inovatif di antara karyawan. Intenscare merupakan sebuah sistem monitoring pasien yang dapat mengumpulkan data pasien di unit perawatan intensif dan mengirimkannya ke data base elektronik yang dapat memberikan profil terintegrasi dari perawatan pasien individu. Dalam mengembangkan produk baru (Intenscare), perusahaan membentuk executive committee yang terdiri dari beberapa karyawan yang berasal dari cross functional area. Adapun beberapa permasalahan yang dihadapi perusahaan dalam pengembangan produk adalah:

  1. Design produk dan mengembangkan sistem baru
  2. Clinical testing yaitu dimana tim Engineering harus memenuhi batas waktu pengiriman produk dan menggabungkan desain modular sementara ada beberapa masalah teknis dalam tugas mereka yakni kelangkaan sumber daya manusia karena pemotongan staf dan penyerahan perangkat lunak (software) yang di outsource ke India yang tertunda.
  3. Perusahaan kompetitor juga berencana untuk meluncurkan produk sejenis pada tahun yang sama. Jika perusahaan ingin mendapat profit yang menguntungkan, maka perusahaan diharapkan menjadi produsen pertama yang menawarkan produk ke pasar.
  4. Deadline pengiriman produk yang mendesak dan persyaratan untuk desain modular belum secara resmi ditetapkan atau disetujui dalam desain produk.
  5. Tidak ada struktur organisasi yang jelas dan kurangnya kepemimpinan dalam memberikan arahan sehingga komunikasi dalam tim tidak efektif.
  6. Group dynamic dalam komite, dimana kurangnya kepercayaan anggota satu dengan yang lain baik terhadap pemimpin dan rekan kerja yang menyebabkan ketegangan dalam tim. Anggota tim tidak dievaluasi berdasarkan kinerja dalam tim tetapi berdasarkan kinerja pada functional area masing-masing sehingga anggota tim tidak memiliki motivasi untuk melakukan pekerjaan di luar bidang fungsional mereka.
  1. Flow Of The Project
  2. Research and Development (R&D) mengusulkan rangkaian pengembangan teknologi dan sistem baru yang dapat menghasilkan peluang bisnis baru.
  3. Saat manajemen menyetujui ide baru tersebut, unit Marketing mengembangkan deskripsi produk berdasarkan kebutuhan pelanggan, kemudian konsep ini diteruskan ke bagian Product Engineering and Software Design untuk dikembangkan.
  4. Produk awal diserahkan ke bagian regulasi, kemudian dilakukan uji klinis terhadap prototype produk tersebut.
  5. Setelah dilakukan difinalisasi, selanjutnya bagian produksi akan melakukan proses produksi.
  6. Perusahaan memberikan modal awal sebesar $000 untuk mengembangkan produk baru dan tambahan $20 juta untuk mempercepat penyelesaian produk.

Gambar 1. Medisys Organization Chart, 2009

 

III. Konflik dalam Tim

Hal utama penyebab konflik internal yang terjadi dalam kasus ini meliputi tekanan untuk segera meluncurkan produk pada bulan Agustus 2009, modular design, dan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan (regulatory compliance). Tim ini terdiri dari orang-orang yang secara teknis berkompeten dalam 6 bagian yang utama untuk pengembangan produk yaitu: marketing & sales, research & development, product engineering, software design, regulatory and production.

  • Konflik Peluncuran Produk dan Perancangan Produk (Modular design) Konflik antara Valerie Merz (Marketing Manager),Bret O’Brien (Engineering) dan Jack Fogel (Production Manager)

Tekanan yang diberikan oleh Valerie Merz kepada tim engineering untuk mematuhi batas waktu peluncuran produk dan penambahan modular design. Merz percaya bahwa hal ini akan menjadikan produk yang paling menguntungkan untuk Medisys Corp. Namun, tim engineering menemukan sejumlah masalah teknis dengan adanya pengurangan staf engineering dan penyerahan software yang tertunda. Selain itu, persyaratan untuk modular design belum secara resmi ditetapkan dan disetujui dalam desain produk. Bret O’Brien, Senior Engineering Manager telah menyatakan untuk “let off the team” jika Fogel tidak dapat menarik Merz “off his back”. Karena O’Brien adalah anggota tim yang sangat penting maka Fogel sebagai IntensCare Project Leader memutuskan untuk mempertahankannya dalam tim.

  • Konflik Regulatory Compliance (Konflik antara Baio dan Merz, O’Brien dan Mukerjee)

Konflik ini melibatkan Baio (Regulatory Affairs) dan Merz (Marketing Manager), O’Brien (Engineering) dan Mukerjee (Software). Konflik ini muncul ketika Merz, O’Brien dan Mukerjee mengesampingkan pentingnya proses pengawasan yang dilakukan oleh Baio. Hal ini membuat Baio merasa bahwa tim tidak berkomitmen untuk memastikan persyaratan peraturan terpenuhi. Tampaknya Merz, O’Brien dan Mukerjee melihat persyaratan peraturan sebagai overhead yang hanya memperlambat jalan menuju pasar. O’Brien menganggap bahwa regulatory hanya menghasilkan hambatan untuk tim. Namun menurut Baio, ketika meluncurkan produk yang tidak sesuai dengan peraturan, risiko signifikan dapat timbul di kemudian hari untuk Medisys Corp.

  1. Five Disfunction Of Team

Berdasar buku “The Five Disfunction of a Team” karangan Patrick Lencioni, fokus utama terjadinya kegagalan suatu tim dalam mencapai tujuan dapat dibedakan menjadi 5 hal yaitu:

Dysfunction #1: Absence of Trust

Tidak adanya rasa saling percaya antar anggota tim untuk saling mengakui dan terbuka pada kelemahan diri dan rekan kerjanya. Hal ini terlihat dari sikap O’Brien (manager engineering)  yang merasa tidak mungkin untuk menyelesaikan project tersebut (IntensCare Project) dalam batas waktu yang ditentukan, karena menghadapi beberapa masalah seperti ada beberapa karyawan yang mundur dan memilih untuk mengerjakan project lain. Selain itu terdapat keterlambatan dalam pengiriman software yang dibutuhkan dalam project ini (karena di outsource dari India). Namun O”Brien tidak mau jujur dan mengakui kelemahannya kepada Merz (Marketing Manager) bahwa produk tersebut akan terlambat untuk dapat diluncurkan ke pasar sesuai jadwal. O’Brien berusaha untuk sebisa mungkin mengindari Merz dan membiarkan Jack yang permasalahan tersebut kepada Merz. Begitu juga sebaliknya dengan Merz, dimana dia tidak mengakui kepada Beaumont (Medisys President) bahwa dia memiliki kemampuan terbatas dalam memimpin dan mengembangkan anggotanya. Sehingga akhirnya Merz berencana untuk mengundurkan diri dalam project tersebut.

Dysfunction #2: Fear of Conflict

Seringkali ketika anggota merasa ada ketidak beresan ataupun masalah yang terjadi dalam tim, mereka cenderung untuk menghindari masalah tersebut dan tidak mau mengambil resiko terjadinya konflik. Dalam kasus ini terlihat bahwa Aaron Gerson tidak terlalu peduli dan khawatir mengenai permasalahan yang terjadi dalam anggota tim nya, apakah mereka dapat meluncurkan produk sesuai timeline (waktu) atau tidak. Menurut Aaron walaupun pesaingnya sudah terlebih dahulu meluncurkan produk yang sama, produk pesaing tidak akan dapat menyamai keunggulan dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan Medisys. Aaron hanya fokus pada pada permasalahan apakah pendekatan outsource yang mereka lakukan dapat berhasil dan efisien dari segi biaya tanpa mempedulikan konflik yang ada pada timnya.

Dysfunction #3: Lack of Commitment

Ketika sebuah keputusan diambil, seringkali ada anggota tim yang tidak berkomitmen untuk menjalankan hasil keputusan. Para anggota bertindak berdasarkan pertimbangan mereka sendiri. Dapat dilihat dari keluhan Baio (Regulatory Affairs) yang mengatakan bahwa para anggota tim melihat project ini hanya sebagai sebuah game yang harus dimenangkan, tanpa melihat bahwa project ini akan memberikan dampak yang besar bagi dunia kesehatan yang dapat menyelamatkan banyak orang. Baio merasa Merz, O’Brien dan Mukerjee terlihat tidak memperdulikan proses pengawasan (regulatory) yang dilakukan. Menurut Baio, kurangnya komitmen dari anggota tim untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai peraturan yang ada karena mereka menganggapnya sebagai penghambat.

Dysfunction #4: Avoidance of Accountability

Ketika keputusan sudah diambil dan langkah-langkah telah ditetapkan seringkali masih ada anggota tim yang tidak memiliki komitmen dan menghindari melaksanakan tanggung jawabnya sesuai rencana. O’Brien menunjukkan bahwa dia tidak dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dalam meluncurkan produk tepat waktu. Seharusnya para anggota tim yang lain turut mendukung dan mengambil langkah serta tindakan alternatif dalam membantu menyelesaikan masalah.

Dysfunction #5: Inattention to Results

Sebuah tim memiliki cita-cita bersama, namun tidak dapat dipungkiri bahwa setiap individu juga memiliki tujuan pribadi dari pekerjaannya (misal: ego, pengembangan karir, dikenal atasan, dll).  Tujuan pribadi dari masing-masing anggota pada akhirnya menyebabkan adanya konflik dalam tim. Merz yang hanya fokus pada tujuannya untuk meluncurkan produk sesuai jadwal sebelum competitor yang lain, Jack yang fokus pada masalah teknis pada produk tapi tidak memiliki perhatian pada keseluruhan proyek (mis. waktu peluncuran), dan Mukherjee yang hanya fokus pada outsource software di India sehingga kurang memperhatikan tujuan yang lain. Pada akhirnya, kepentingan masing-masing anggota menyebabkan terjadinya konflik dalam tim dan tujuan utama menyelesaikan project tepat waktu tidak dapat tercapai.

 

Gambar 2. Five Dysfucntions of a Team Model – Lencioni (2005)

 

  1. Solusi
  2. Struktur organisasi di Medisys Inc cenderung vertikal, sehingga membatasi adanya komunikasi dan ide-ide segar. Hal ini juga sudah disadari oleh Art Beaumont, dimana karyawannya dari VP dan bawahannya dalam masing-masing unit fokus hanya pada pekerjaannya. Medisys dapat mempertimbangkan untuk merubah struktur organisasinya menjadi lebih horizontal.
  3. Tiap individu dinilai berdasar pada performance pekerjaan pada unit utama bukan pada project yang dikerjakan, sehingga kurang motivasi untuk fokus dalam project Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan Medisys Inc dapat melakukan penilaian performa karyawannya menggunakan metode Balance Scorecard yang dikenalkan oleh Kaplan dan Norton (1992). Kinerja karyawan tidak hanya dihitung berdasar pada aspek Financial, tapi juga 3 sisi yang lain yaitu Customer, Internal Business Process, dan Learning and Growth. Jika karyawan tersebut masuk dalam project maka kinerja keberhasilan atas project tersebut harus masuk dalam penilaian di Balance scorecard. Sehingga karyawan tersebut termotivasi untuk menyelesaikan tidak hanya pekerjaan utama, tetapi juga project yang diberikan sehingga mendapatkan penilaian kinerja yang baik.

Hal lain yang perlu diperhatikan manajemen adalah mengaitkan antara bonus kinerja tahunan dengan Balance Scorecard.

Gambar 3. Translating Vision and Strategy : Four Perspectives Balance Scorecard

  1. Mempermudah alur komunikasi antar karyawan perusahaan, khususnya anggota utama tim project. Anggota tim terdiri dari pria dan wanita, dimana masing-masing memiliki cara berkomunikasi yang berbeda. Untuk menghilangkan batasan komunikasi, dengan kemajuan teknologi Medisys dapat membuat jalur informal seperti roup e-mail, atau instant messenger (BBM, Whatsapp, Yahoo Messenger, dll). Diharapkan informasi penting dapat tersampaikan dengan cepat dan seluruh anggota mengetahui dan dapat memberikan usulan/saran jika terdapat suatu permasalahan.
  2. Melakukan proses Empowerment. Fogel sebagai seorang Project Team Leader, seakan menganggap keseluruhan tanggung jawab berada di tangannya, sebagai seorang pemimpin yang baik seharusnya dia dapat memulai proses mendelegasikan kekuasaan sesuai buku Organizational Behavior (Kreitner dan Knicki, 2010). Dominasi pemimpin yang tinggi dapat dikurangi bertahap menjadi tahap konsultasi, partisipasi, kemudian delegasi. Merz sebagai anggota tim yang cukup tahu mengenai project secara keseluruhan dapat ditunjuk sebagai wakil ketua tim. Kemudian Fogel dapat membagi tugas dimana dia fokus ke permasalahan produksi, sedangkan Merz fokus dari sisi bisnis dan pemasaran.
Iklan

About yudhisti

Keep learning and sharing

Posted on 6 Oktober 2014, in Manajemen and tagged , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Tinggalkan komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: